Как оплачивать инвойс

В современных условиях трансграничные платежи стали настоящим испытанием для российского бизнеса. Отключение ряда российских банков от системы SWIFT и повышенное внимание зарубежных финансовых институтов к компаниям-резидентам РФ создали значительные сложности при осуществлении международных расчетов, оплат по инвойсу. В условиях оверкомплаенса и возрастающих рисков трансграничного движения товаров и финансовых ресурсов необходимо применять стратегический подход к сопровождению бизнеса, чтобы обеспечить эффективность и безопасность платежных процедур в соответствии с действующим валютным, платежным и антиотмывочным законодательством как РФ, так и других государств.

Многие российские предприниматели столкнулись с проблемой невозможности оплачивать выставленные зарубежными партнерами инвойсы и доставлять приобретенный товар на территорию РФ.

В этой статье рассмотрим, как правильно оплатить в текущих условиях инвойсы, какие инструменты помогут минимизировать риски при проведении трансграничных платежей, а также разберемся, где найти надежного посредника, чтобы оплата и доставка товара прошли с минимальными рисками.

При осуществлении сделок внутри страны от поставщика к покупателю выставляется счет-фактура. При международных сделках своеобразным аналогом выступает инвойс. Он содержит подробную информацию о сделке, включая наименование и количество товаров или услуг, их стоимость, условия оплаты и доставки, а также данные обеих сторон. Инвойсы широко применяют в странах Евросоюза, в Америке, Японии, Китае и Австралии. Поэтому, если резидент Российской Федерации ведет внешнеэкономическую деятельность с компаниями-резидентами этих стран, без умения заполнять инвойсы не обойтись.

Инвойсы нужны, чтобы:

• Подтвердить сделку. Инвойс служит официальным подтверждением того, что товар или услуга были предоставлены, он фиксирует условия сделки. Это особенно важно в международной торговле, где могут возникать разногласия.
• Пройти таможенный контроль. Оплаченный инвойс служит подтверждением происхождения товара, на его основании рассчитывают таможенные пошлины, налоги и льготы при их наличии.
• Вести учет и отчетность. Инвойсы помогают компаниям вести учет своих финансовых операций. Документ используют для составления бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и анализа финансовых показателей бизнеса.
• Между участниками сделки не было недоразумений. В документе указывают сроки и способы оплаты инвойса, что способствует своевременному расчету.
• Вести налоговый учет. В некоторых странах инвойсы необходимы для налогового учета. Они могут потребоваться при проверках со стороны уполномоченных органов.
• Заниматься финансовым планированием. Инвойсы помогают компаниям планировать свои финансовые потоки, так как в них фиксируют ожидаемые поступления и расходы.

В целом, инвойсы — неотъемлемая часть бизнес-процессов. Они обеспечивают прозрачность и упорядоченность в финансовых операциях между сторонами.

Для российских компаний инвойс не совсем привычен, так как в официальном документообороте страны такого документа нет. Но работая с зарубежными партнерами, необходимо понимать, какие виды инвойсов вы либо вам могут выставить. Это поможет избежать недопонимания с партнером и снизить финансовые риски.

Для российских компаний инвойс не совсем привычен, так как в официальном документообороте страны такого документа нет. Но работая с зарубежными партнерами, необходимо понимать, какие виды инвойсов вы либо вам могут выставить. Это поможет избежать недопонимания с партнером и снизить финансовые риски.

Предварительный (другое название — проформа-инвойс) используют для предварительного выставления счета до фактической поставки товаров или услуг. Наиболее близкий аналог для российских компаний — коммерческое предложение.

Этот вид инвойса не является юридически обязательным документом: он служит для информирования покупателя о предполагаемых расходах и условиях сделки. Условия поставки, стоимость и объем партии товара, прописанные в таком инвойсе, могут меняться.

Особенности:

Важно понимать, что такой инвойс не может служить в качестве подтверждения таможенной стоимости товара, на его основе не проводят финансовые операции и не рассчитывают налоговые платежи.

Коммерческий инвойс — это основной документ, который используют для расчетов в международной торговле. Он содержит полную информацию о сделке, включая наименование товаров или услуг, их количество, стоимость, условия доставки и оплаты, а также данные сторон. Коммерческий инвойс — документ, на основании которого таможенные органы определяют стоимость товаров для налогообложения и оформления. Он выставляется поставщиком продукции, услуг.

Особенности:

Такие инвойсы приравнивают к заключенному договору. Они подтверждают взятие сторонами на себя обязательств по поставке и оплате товара именно в том количестве и по той стоимости, что указаны в инвойсе.

Инвойс или счет на оплату выставляется после поставки продукции или оказания услуг. Он содержит информацию о том, сколько должна оплатить сторона и когда. Этот вид инвойса может включать информацию о задолженности и напоминания о сроках платежа.

Особенности:

Выбор правильного типа инвойса зависит от конкретных условий сделки и требований сторон. Понимание различий между коммерческим и предварительным инвойсами поможет избежать ошибок при оформлении международных торговых операций и обеспечит прозрачность в расчетах.

Правильное оформление инвойса — это основа успешной международной сделки. Четких правил по его заполнению нет, но есть основные моменты, которые необходимо учесть:

• У каждого инвойса должен быть уникальный номер, который в сочетании с датой его формирования будет служить для идентификации при дальнейшей работе. Это позволит избежать путаницы и упростит процесс учета.
• В инвойсе обязательно указывают полные реквизиты как компании-поставщика (продавца), так и клиента (покупателя) или, при необходимости, третьей стороны. Важно указать полное наименование, юридический адрес и контактный телефон поставщика. Аналогично следует указать полное наименование, адрес и контакты покупателя.
• Детализированный перечень поставляемой продукции или услуг. Здесь необходимо указать наименование каждого товара или услуги, количество, цену за единицу, общую стоимость поставки.
• В инвойсе должна быть информация о способах оплаты и сроках, в которые необходимо произвести платеж. Это поможет установить четкие ожидания по расчетам между сторонами.
• Если есть какая-либо дополнительная информация, которая может быть полезна, ее также следует включить в инвойс. Это могут быть данные о доставке, гарантии, условиях возврата и т. д.
• Инвойсы подписывает поставщик. Допустим как обычный, так и электронный вариант. Сам инвойс можно отправить по электронной почте.

При оформлении инвойса нужно учитывать, что в каждой стране могут быть свои требования. Поэтому перед подготовкой документа важно проконсультироваться с местными специалистами, чтобы учесть все нюансы и избежать проблем с банками, таможенными органами и контрагентами. Для этого лучше всего воспользоваться услугами консалтинговой компании.

Для российских контрагентов инвойсы составляют на двух языках: русском и языке страны партнера.

Прежде чем произвести платеж по инвойсу, необходимо тщательно проверить все данные, указанные в документе. Это поможет избежать проблем с таможней и валютным контролем, а также защитит от возможных финансовых потерь. Для этого:

• Необходимо убедиться в правильности реквизитов, указанных в инвойсе. Проверьте, действительно ли они принадлежат продавцу. Если есть сомнения, не стесняйтесь связаться с поставщиком для подтверждения действительности реквизитов. Это важно, так как мошенники могут пытаться подменить данные.
• Инвойсы — односторонне подписываемые документы. С точки зрения российского таможенного законодательства, они не могут полностью подтверждать согласование условий сделки обеими сторонами. Поэтому рекомендуется дополнительно подписывать контракт и спецификацию на поставку, чтобы избежать возможных разногласий в будущем.
• Проверьте лимит инвойсов. Если общая сумма уже оплаченных по одному контракту инвойсов превысит 3 миллиона рублей, вам нужно зарегистрировать контракт в банке и получить его уникальный номер (УНК). Пренебрежение этим требованием может привести к штрафам и другим санкциям.
• Проверьте арифметические расчеты, указанные в инвойсе. Убедитесь, что при умножении объема поставки на цену единицы товара получается итоговая сумма, которую вы должны заплатить. Ошибки на этом этапе могут привести к значительным финансовым потерям.
• Сравните перечень товаров, указанный в инвойсе, с фактическим составом поставки. Если есть расхождения, это может вызвать проблемы на таможне и усложнить процесс прохождения валютного контроля.
• Обратите внимание на срок оплаты. Возможно, инвойс уже недействителен, его нужно переоформить. Убедитесь, что вы располагаете достаточным временем для осуществления платежа, чтобы избежать штрафов за просрочку. Особенно важно учесть этот момент, если платить будет третье лицо.

Проверка инвойса — это не просто формальность, а необходимая мера предосторожности, которая поможет избежать финансовых проблем.

Существует несколько распространенных методов оплаты, среди которых:

• Банковский перевод (SWIFT).
• Кредитные карты.
• Электронные платежные системы.

Еще одна популярная форма расчетов — аккредитив, когда банк гарантирует платеж продавцу от имени покупателя при соблюдении определенных условий сделки.

У каждого из этих методов есть свои преимущества и недостатки. Выбор подходящего зависит от условий сделки, уровня доверия между сторонами и других факторов. Но в современных реалиях воспользоваться любым из этих способов компания-резидент Российской Федерации не может.

Однако международным законодательством предусмотрено, что плательщиком по инвойсу может выступать не только непосредственно покупатель товаров или услуг, но и третье лицо. Это может быть актуально в различных ситуациях:

• Невозможность оплатить и получить товар напрямую от зарубежного партнера для российских контрагентов как из-за санкций к конкретным компаниям, так и из-за отключения SWIFT-платежей.
• Если компания-покупатель не располагает достаточными средствами, она может привлечь третью сторону (финансовую организацию или инвестора) для покрытия своих обязательств.
• В некоторых случаях между продавцом и покупателем может быть достигнута договоренность о том, что третье лицо (например, другой бизнес-партнер, у которого есть финансовые возможности) возьмет на себя обязательства оплатить инвойс. Это может быть удобно в рамках сложных цепочек поставок, если есть несколько участников, у каждого из которых — свои интересы.
• Иногда третьи лица выступают в роли гарантов или поручителей, что может повысить уровень доверия между сторонами. Например, если одна компания поручается за своего партнера.

Чтобы оплатить инвойс через третье лицо, необходимо учесть следующее:

• Все условия оплаты должны быть четко прописаны в контракте или соглашении между сторонами. Это включает в себя информацию о том, кто именно будет осуществлять платеж. Также нужно указать сроки и суммы.
• Необходимо обеспечить наличие всех необходимых документов, подтверждающих право третьего лица на осуществление платежа. Это может быть доверенность, соглашение о поручительстве и т. д.
• Продавец должен быть заранее уведомлен о том, что инвойс будет оплачен третьим лицом. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит прозрачность сделки.

Таким образом, возможность оплачивать инвойс через третье лицо открывает дополнительные перспективы для участников внешнеэкономической деятельности и позволяет более гибко подходить к управлению финансовыми потоками.

Если вы столкнулись с тем, что не можете оплатить инвойс и получить товар от зарубежного поставщика, а надежного партнера, который является резидентом страны, не попавшей под санкции, у вас нет, то лучше обратиться в консалтинговую компанию. Это поможет снизить риски, не стать жертвой мошенников.

SCS CONSULTING GROUP предлагает широкий спектр услуг в области внешнеэкономической деятельности:

— Проводим платежи по всему миру;

— Предоставляем выгодные условия по переводам для бизнеса;

— Располагаем ресурсами для полного сопровождения ВЭД.

Уточнить подробные детали по проведению платежей можно в нашем чат-боте. Там же вы можете задать любой другой вопрос — уже в течение 15 минут вам напишет наш консультант.